כיצד נוכל להגן על השליטה במערכות המחשוב שלנו כדי שלא נהפוך ל"מסעדת רפאל" הבאה?

אחת מטענותיו המרכזיות של בעל מסעדת רפאל היתה שבמסעדה התקיימה פעילות הונאה גדולה אשר התבצעה באמצעות ובחסות מערכת המחשוב.

השאלה המרכזית שעולה מסיפור מסעדת "רפאל" הינה – איך לא יהפוך העסק שלנו ל"רפאל" הבאה? כיצד ניתן להפוך את מערכת המחשוב שלנו לכלי מונע מעילות במקום לכלי שמאפשר מעילות, טעויות ובעיות אחרות.

התשובה נעוצה בתכנון ובהטמעה של מערכת המחשוב. בין אם מדובר בסיפור נכון או לא, העובדה שבעל עסק מאבד את השליטה במערכת המחשוב שלו, עד כדי חשד כי המערכת נוצלה לצורך ביצוע הונאה, הינה עובדה בעייתית ולמרבה הפלא, שכיחה ולא מפתיעה.

טעות נפוצה של הטמעת מערכת בעסקים בינוניים ואף גדולים, היא ההנחה שתהליך רכישת או פיתוח מערכת מתחיל ברכישה ומסתיים בהתקנה, כאשר במציאות התהליך הוא הרבה יותר רחב. על מנת להגיע למצב בו מערכת מחשוב תומכת באופן מלא בצרכים העסקיים של העסק, חשוב להבין תחילה את צרכיו של העסק.
בהתייחסות זו נכללות הבקרות הנדרשות מהמערכת למניעת טעויות, מעילות או הונאות במקביל להגדלת הרווחים.

• הגדרת מדויקת של הצרכים מהמערכת החלטתם שיש לכם צורך במערכת מחשוב, מצוין. חשוב לזכור שהמערכת הינה אמצעי ולא מטרה, ולכן יש להגדיר באופן מדויק מהן המטרות של המערכת, באיזה תהליכים מיועדת המערכת לתמוך, איך "תדבר" מערכת זו עם מערכות אחרות ומהם הנתונים והמידע אשר תרצו להפיק ממנה. בשלב זה כדאי גם להגדיר את הבקרות שתרצו שהמערכת תבצע על מנת לשמור על העסק שלכם, עד כמה שניתן מטעויות, מעילות או הונאות.
• פיזור סיכונים בניהול והיכרות המערכת מצאתם ורכשתם את המערכת המתאימה ביותר לצרכים שלכם? עכשיו הגיע השלב להטמיע אותה. הטמעת מערכת אינה מסתיימת לאחר ההתקנה אלא רק מתחילה אז. הטמעה- משמעותה שילוב המערכת בתהליכי העבודה של העסק. בשלב זה קיימת חשיבות עליונה לאופן פיזור הידע ושיתוף הפעולה של העובדים. אם נסתכל על המערכת בעיניים של הגנה על העסק שלנו – במונחים של הונאות, לתת לעובד אחד את כל הידע על מערכת כספים, היא כמו לתת לחתול לשמור על השמנת. מיניתם עובד לליווי הקמת המערכת? פזרו סיכונים והשאירו את המידע בידיכם. צרו מנגנון בו על העובד לתעד את כל הפעילות בנושא הטמעת המערכת ע"י ניהול מסמך מדריך למשתמש פנימי או ע"י כתיבת נהלי שימוש ותיעוד שינויים אשר בוצעו במסגרת ההטמעה והשימוש השוטף. הקפידו לבחון את התיעוד אחת לחודש – חודשיים. במקביל, בדקו עדכון של נושאים שאתם מכירים כדי לבדוק אם המערכת אכן מעודכנת באופן שוטף והכי חשוב, השתמשו בה והשתדלו להכיר אותה כמה שיותר לעומק, שהרי מדובר במראה של העסק שלכם.
• יצירת מנגנוני בקרה פנימיים כפי שצוין, מטרת המערכת הינה לתמוך בתהליכים עסקיים. אחת השיטות לניצול יעיל של המערכת הינה הטמעת בקרות אשר יעזרו לנו לזהות בעיות בתהליכים העסקיים, כגון עסקאות חריגות, פעילות חריגה של עובדים, שינויים בדפוסי התנהגות, או שינויים חריגים ברמת הרווחיות. ככל שנטמיע יותר בקרות והתראות מסוגים כאלו במערכת המחשוב, כך גם נוכל להיעזר במערכת זו לשליטה בעסק שלנו וזיהוי טעויות, מעילות או הונאות.

אם נבחן לדוגמא פעילות של מסעדה או בית קפה – היכן יכולים להיות כשלים בפעילות הכספית בתפעול היומיומי?

כשלים בפעילות הכספית יכולים לבוא לידי ביטוי הן ברמת ההכנסות והן ברמת ההוצאות. ברמת ההכנסות אנו יכולים להיתקל ברישום חסר או שגוי של הפריטים אשר סופקו לסועדים, וברמת ההוצאות ברמת הפריטים אשר נרכשים לתפעול השוטף של המסעדה.

ברור שלא ניתן לבצע מעקב אחר כל בורקס שנכנס או יוצא למסעדה או ממנה, ושלא ניתן להעלים לגמרי את הסיכונים, אבל אפשר להפחית אותם בקלות ע"י: בדיקת סבירויות, הצלבת נתונים, השוואה בין עובדים, השוואה בין ספקים, הידוק ואוטומיזציה של תהליכים עד לגמישות מינימלית נדרשת והצפת חריגים באופן בו לבעלי המסעדה תהיה שליטה מלאה על זרימת הכספים בכל רגע נתון.

חבר סיפר לי על הוריו, שהיו בעלי משתלה כארבעים שנה ותהו כיצד ייתכן שהם מרוויחים כל כך מעט כשהמשתלה שלהם משגשגת. הם גילו שהעובד הוותיק וה"נאמן" שלהם מוחק ספרה אחת מסכום כל חשבונית ידנית שהוא מוציא ומפריש נתח משמעותי מההכנסה בממוצע. העובד עלה ופרח, קנה לעצמו דירה חדשה ורכב חדש.

ואני שאלתי את עצמי, האם ההונאות של היום שונות כל כך ממה שהיה פעם….

לא תמיד, אבל מה שבטוח שיש לנו יותר אמצעים להגן על עצמנו מפניהן, רק צריך ליישם אותם.